1 Avant de commencer
VP Studio est une application développée par et pour l'unité de Villers-Perwin. Elle sert à mettre en ligne les photos des camps et activités de l'année. Vous uploadez ici, et les parents les retrouvent ensuite sur le site public de l'unité.
Les photos sont chez nous, et on choisit qui les voit
Tout est hébergé sur notre propre infrastructure — pas de Google Photos, pas de Facebook… Et l'accès est protégé : chaque parent doit se connecter avec une adresse mail validée pour voir les galeries. Les photos ne se retrouvent pas dans un moteur de recherche, et ne sont pas utilisées pour entraîner une intelligence artificielle.
Pour utiliser Studio, il vous faut :
- Un ordinateur ou un GSM
- Vos photos prêtes à être uploadées
- L'adresse mail que vous avez communiquée à la fédération. C'est elle qui sert d'identifiant.
2 Se connecter
Rendez-vous sur studio.villers-perwin.be. Vous arrivez sur la page de connexion.
Gérez les galeries photos de Villers-Perwin
↑ Cliquez sur ce bouton
Le bouton vous amène sur la page d'authentification commune à toutes les apps des Scouts de Villers-Perwin. Pas de mot de passe à retenir, ça se passe en quelques étapes :
- Vous entrez votre adresse mail (celle communiquée à la fédération).
- On vous envoie un lien de connexion par mail.
- Vous cliquez sur le lien dans votre boîte mail, puis sur le bouton de confirmation.
- La première fois seulement : on vous propose de définir un mot de passe pour vous connecter plus rapidement par la suite. Vous pouvez le faire — ou cliquer sur « Passer cette étape » et continuer à utiliser le lien par mail à chaque connexion.
- Vous voilà connecté·e à Studio.
Si votre adresse n'est pas reconnue, c'est qu'elle ne correspond pas à celle enregistrée à la fédération.
En cas de doute ou si ça ne fonctionne pas : écrivez à help@scouts-vp.be.
Une fois connecté·e, vous arrivez directement sur la liste des galeries de votre unité.
3 Créer une galerie
En haut à droite de la page d'accueil, vous voyez ce bouton :
Cliquez dessus, une fenêtre s'ouvre avec quelques champs à remplir :
Nouvelle galerie
- Nom
- Court et descriptif. Inutile d'y mettre l'année ou la section : ces infos sont déjà portées par la catégorie (ex. « Camps 2026 ») et par l'étiquette de section attribuée à la galerie. Ex. « Camp d'été à Bouillon », « Hike d'automne ».
- Description
- Optionnelle. Une ou deux phrases pour situer (lieu, dates).
- Catégorie
- Obligatoire. Vous choisissez juste entre « Année 20XX » (activités à l'année) ou « Camp 20XX » (camps), pour l'année en cours. Si la catégorie qui vous va n'existe pas encore, écrivez à help@scouts-vp.be — l'appui technique en créera une.
- Tri
- « Date de prise de vue » est le bon choix dans 99 % des cas — les photos seront affichées dans l'ordre chronologique du camp.
- Section
- Cochez la (ou les) section concernée(s) par la galerie — Louveteaux, Eclaireurs, Pionniers, etc. Optionnel, mais utile pour que les parents retrouvent rapidement les photos de la section de leur enfant.
Cliquez sur Créer. Votre galerie apparaît dans la liste, encore vide. C'est le moment d'y mettre les photos.
4 Ajouter les photos
Cliquez sur votre nouvelle galerie pour l'ouvrir. Comme elle est encore vide, vous voyez ceci :
Aucune image dans cette galerie pour le moment
Le bouton ouvre une fenêtre de téléversement qui vous demande comment vous voulez fournir les photos :
Téléverser des photos
Maximum 15 Mo par fichier
À vous de choisir entre les deux :
Images
Vous ouvrez le sélecteur de fichiers et cochez les photos une par une (Ctrl+clic ou Cmd+clic pour en sélectionner plusieurs, ou Shift+clic pour une plage).
Quand l'utiliser : quand vos photos sont mélangées à d'autres fichiers, ou quand vous voulez faire le tri à la sélection (par exemple ne prendre que les 30 meilleures sur 200).
Dossier
Vous pointez vers un dossier sur votre ordinateur, et toutes les photos qu'il contient sont envoyées d'un coup (sous-dossiers compris).
Quand l'utiliser : quand vous avez déjà fait le tri sur votre ordinateur et qu'un dossier dédié contient exactement ce que vous voulez publier. C'est l'option la plus rapide.
Notre conseil : préparez un dossier dédié sur votre ordinateur avec uniquement les photos à publier, et utilisez « Dossier ». Vous gardez le contrôle complet sur votre tri, et l'envoi se fait en un clic.
Limite : 15 Mo par photo
Les photos issues d'un téléphone récent passent sans problème. Pour un reflex (RAW ou JPEG très haute résolution), il faudra peut-être les redimensionner — 3 000 pixels de large suffisent largement pour de l'affichage web.
Une fois la sélection validée, l'upload démarre. Chaque photo passe par trois étapes :
- Envoi — barre de progression bleue ;
- Traitement — l'application génère les miniatures et lit les infos EXIF (date, appareil) ;
- Terminé — coche verte. La photo est en ligne.
Restez sur l'onglet jusqu'à la fin de l'upload : si vous fermez la page en cours de route, les photos restantes ne seront pas envoyées.
5 Gérer la galerie
Vous pouvez retoucher la galerie elle-même (titre, catégorie, sections…) ou faire le ménage dans ses photos individuelles. Les boutons sont à deux endroits différents.
Au niveau de la galerie
Dans la liste des galeries, survolez l'une d'elles : deux boutons apparaissent dans les coins.
-
Modifier la galerie (crayon, en haut à gauche) — pour changer le nom, la description, la catégorie, les sections.
-
Mettre la galerie à la corbeille (poubelle, en haut à droite) — toute la galerie et ses photos disparaissent du site public.
Les mêmes actions sont aussi accessibles via les boutons en haut de la page lorsque vous êtes dans la galerie ouverte.
Au niveau d'une photo
Une fois la galerie ouverte, survolez une photo :
-
Définir comme couverture (icône jaune, en haut à gauche) — cette photo devient la vignette de la galerie, celle qu'on voit dans la liste et sur le site public.
-
Mettre la photo à la corbeille (poubelle orange, en bas à droite) — la photo seule disparaît du site public, la galerie reste.
À propos de la corbeille : les éléments envoyés à la corbeille (galerie ou photo) y restent jusqu'à ce qu'un super-administrateur les supprime définitivement. Vous pouvez donc revenir en arrière à tout moment — rien ne disparaît tout seul.
Vous ne pouvez modifier ou supprimer que vos propres galeries — celles d'un autre animateur sont en lecture seule. Pour le staff d'unité, c'est différent : il a la main sur toute l'unité.
6 Côté parents
Vous n'avez rien à faire pour partager vos photos aux parents. Dès qu'elles sont uploadées, elles sont disponibles sur le site public de l'unité :
photos.scouts-vp.be
L'adresse à donner aux parents s'ils ne la connaissent pas encore.
Comment ça marche pour eux :
- Ils vont sur le site, cliquent sur « Se connecter ».
- Ils entrent l'adresse mail qu'ils ont communiquée à la fédération.
- Si elle est reconnue, l'accès est immédiat. Sinon, ils peuvent demander un accès : le staff d'unité validera leur demande.
Si un parent vous dit « je n'arrive pas à voir les photos »
Demandez-lui d'utiliser l'adresse mail communiquée à la fédération. Si ça ne marche toujours pas, qu'il clique sur « demander un accès » depuis le site — c'est le staff d'unité (pas vous) qui validera. Vous n'êtes pas responsable de cette étape.
7 Questions fréquentes
« Ma photo est trop grosse »
La limite est 15 Mo par photo. Si une photo est refusée, redimensionnez-la (3 000 pixels de large suffisent). Sur Mac, utilisez Aperçu → Outils → Ajuster la taille. Sur Windows, l'app Photos a une option « Redimensionner » dans le menu «… ».
« Je veux retirer une photo après coup »
Oui, à tout moment. Ouvrez la galerie, survolez la photo, cliquez sur l'icône poubelle. Elle disparaît immédiatement du site public et part en corbeille, où elle reste jusqu'à suppression définitive par un super-administrateur — vous pouvez la restaurer entre-temps.
« Je n'ai pas reçu le lien de connexion »
Vérifiez d'abord vos spams. Vérifiez aussi que vous avez utilisé la bonne adresse mail (celle communiquée à la fédération). Si rien n'arrive après quelques minutes, écrivez à help@scouts-vp.be.
« Mon adresse mail n'est pas reconnue »
Vérifiez avec quelle adresse vous avez été enregistré·e à la fédération — c'est elle qui sert d'identifiant. En cas de doute, demandez à votre staff d'unité de vérifier votre fiche.
« Je ne vois aucune catégorie pour créer ma galerie »
Les catégories sont gérées par l'appui technique. Si la catégorie qui vous va n'existe pas (par exemple « Camps 2026 »), écrivez à help@scouts-vp.be pour en demander une.
« L'upload est lent »
Le débit dépend surtout de votre connexion. Préférez une connexion fixe (wifi domestique) plutôt qu'un partage 4G. Et ne fermez pas l'onglet pendant l'upload : si la page se ferme, les photos restantes ne seront pas envoyées.
« Quelque chose ne va pas, qui je contacte ?»
Pour tout souci avec l'application (connexion, upload qui échoue, message d'erreur), écrivez à help@scouts-vp.be — c'est l'appui technique. Si le souci porte sur l'organisation (qui doit publier quoi, accès à donner à un parent…), votre staff d'unité prend le relais.
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